Workflow Penerimaan Mahasiswa Internship

Workflow Penerimaan Mahasiswa Internship - Universitas Udayana

Workflow Penerimaan Mahasiswa Internship

Universitas Udayana (KUI - Kantor Urusan Internasional)

Status Akreditasi: July 4, 2021 – July 3, 2026

Biaya Kuliah (Tuition Fee)

IDR 15,000,000

Biaya Pendaftaran (Admission Fee)

IDR 750,000

Durasi Program

1 – 6 Bulan

Pembagian Tanggung Jawab

Tanggung Jawab KUI

  • Komunikasi Mahasiswa Asing Internship (Administrasi & Registrasi)
  • Screening dokumen Mahasiswa Asing Internship
  • Pengurusan Letter of Acceptance (LoA) dan Penjamin Visa
  • Pengurusan Visa
  • Penerbitan Invoice (Visa, Tuition Fee, Admission Fee)
  • Penerbitan Sertifikat (Keterangan Selesai Internship)

Tanggung Jawab Fakultas (Dekan)

  • Penentuan Dosen Pembimbing Mahasiswa Asing Internship
  • Penerbitan SK Penugasan Dosen Pembimbing
  • Proses pengakuan (rekognisi) SKS

Informasi Rekening Pembayaran

Catatan: Pembayaran dilakukan ke rekening pengganti Non-PNBP Universitas Udayana.

1. Invoice Program & Tuition Fee

Acc. Name
RPL 037 UNIVERSITAS UDAYANA UNTUK OPERASIONAL PENERIMAAN BLU
Account Number
1911507837
Bank Name
Bank Negara Indonesia (BNI)
Branch
BNI KCU Denpasar
Swift Code
BNINIDJADPS
Bank Address
Jl. Gatot Subroto Barat No.351, Denpasar, Bali 80111

2. Invoice Biaya Visa

Acc. Name
RPL 037 BLU UNUD UTK DK
Account Number
1911490049
Bank Name
Bank Negara Indonesia (BNI)
Branch
BNI KCU Denpasar
Swift Code
BNINIDJADPS
Bank Address
Jl. Gatot Subroto Barat No.351, Denpasar, Bali 80111

Detail Alur Kerja (Workflow)

Klik pada setiap langkah untuk melihat detail kelengkapan, output, waktu, dan keterangan.

Fase 1: Inisiasi, Dokumen & LoA

Langkah 1 - 20
1
Inisiasi dan konsultasi awal terkait pengajuan program internship
Detail ▼

Kelengkapan (Input)

Informasi awal calon peserta (nama, kewarganegaraan, institusi asal), rencana periode, topik/bidang, info skema pembayaran

Keterangan / Output

Output: Catatan konsultasi awal, daftar dokumen persyaratan

Keterangan: Via Email

Waktu: +30 menit
Output Final: Ringkasan kebutuhan dokumen & skema pembayaran
Pelaksana
Mahasiswa Staff KUI Koordinator KUI Kaprodi Dekan Keuangan Imigrasi
2
Pemberian informasi untuk koordinasi lebih lanjut (administrasi & dokumen)
Detail ▼

Kelengkapan

Catatan konsultasi awal, daftar dokumen persyaratan

Keterangan

Via Email cc email Dekan dan Fakultas

Waktu: +15 menit
Output Final: Checklist dokumen, alur koordinasi, skema pembayaran
Pelaksana
MahasiswaStaff KUIKoordinator KUI
3
Menyiapkan dokumen persyaratan (LoA, Izin Belajar, Surat Penjamin Visa)
Detail ▼

Kelengkapan

Checklist dokumen, alur koordinasi, skema pembayaran

Keterangan

Via Email cc email Dekan dan Fakultas

Waktu: 1-2 hari kerja
Output Final: Paket dokumen persyaratan lengkap siap diajukan
Pelaksana
MahasiswaStaff KUI
4-5
Pengiriman dan Penerimaan Dokumen Administrasi oleh KUI
Detail ▼

Langkah

4. Mengirimkan Dokumen

5. Menerima dokumen (Staff KUI)

Keterangan

Langkah 4: Via Email ce Dekan & Fak

Langkah 5: Drive KUI (10-15 menit)

Pelaksana
MahasiswaStaff KUI
6-7
Verifikasi Kelengkapan dan Validasi Akhir Dokumen
Detail ▼

Kelengkapan

Berkas pendaftaran lengkap. Validasi oleh Koordinator KUI (Langkah 7)

Output Final

Dokumen final tervalidasi siap proses fakultas (+30 menit)

Pelaksana
Staff KUIKoordinator KUIKaprodi (L6 Ya/Tidak)
8-11
Koordinasi Teknis Fakultas, Pemetaan, dan Pemilihan Dosen Pembimbing
Detail ▼

Kelengkapan

Draft rencana kegiatan, topik, logbook, daftar dosen prodi

Output

Kesepakatan teknis, Daftar kandidat pembimbing, Calon pembimbing terpilih

Waktu: (Sesuai SOP Fakultas)
Output Final: Informasi pembimbing & rencana program terkonfirmasi
Pelaksana
Mahasiswa (L8)Staff KUI (L11 Inf)KaprodiDekan
12-16
Pemrosesan Surat Permohonan LoA, Izin Belajar, Penjamin Visa (Siraisa)
Detail ▼

Kelengkapan

Surat pengajuan LoA + lampiran dokumen pendukung dari fakultas

Output

Surat tersampaikan di sistem Siraisa, Disposisi Rektor, Draft permohonan

Waktu: +15-30 menit (Sesuai SOP Akademik)
Output Final: Draft surat siap terbit
Pelaksana
Staff KUIKoordinator KUIKaprodi (L12 Ya/Tidak)DekanRektorat
17-20
Penerbitan resmi LoA, Izin Belajar, Penjamin Visa & Arsip
Detail ▼

Kelengkapan

Dokumen final disetujui Rektorat, verifikasi internal KUI (L18)

Output Final

Dokumen resmi terbit, dikirim ke mahasiswa & diarsipkan digital (Drive KUI)

Pelaksana
Mahasiswa (L20 Rec)Staff KUIKoordinator KUI (L18 V)Rektorat
22
Fakultas menerima dokumen yang telah terbit
Detail ▼

Keterangan

Dokumen diterima dan diarsipkan secara digital oleh Fakultas (SOP Fakultas)

Pelaksana
Dekan

Fase 2: Invoice & Pembayaran (Fees)

Langkah 21 - 32
21
Pengiriman dokumen LoA beserta invoice pembayaran (Admission, Tuition, Visa)
Detail ▼

Kelengkapan

Rincian biaya Invoice Admission/Tuition/Visa (rekening/VA)

Output Final

Invoice pembayaran terkirim ke mahasiswa via Email (+15 menit)

Pelaksana
Staff KUIDekan (cc)
23-25
Mahasiswa melakukan pembayaran dan mengirimkan bukti transfer
Detail ▼

Langkah

23. Melakukan pembayaran (Sistem Bank)

24. Mengirim bukti transfer (Email)

25. Menerima bukti (Staff KUI)

Mutu

Waktu: 7 hari kerja (L23)

Output: Bukti transfer diterima

Pelaksana
MahasiswaStaff KUI (L25)Keuangan (Listem)
27-29
Verifikasi, Konfirmasi, dan Informasi Pembayaran Selesai
Detail ▼

Langkah

27. Verifikasi Keuangan (Sistem)

28. Konfirmasi pembayaran (Sistem)

29. Informasi ke pengelola (Siraisa)

Output Final

Status pembayaran Admission/Tuition/Visa terverifikasi & diterima pengelola (15 menit)

Pelaksana
Mahasiswa (L29 Ya)Staff KUIKeuangan
30-32
Permohonan, Proses Pencairan, dan Penerimaan Dana Pembayaran Visa KUI
Detail ▼

Kelengkapan

Bukti verifikasi pembayaran, Surat permohonan pencairan (Siraisa)

Output Final

Dana visa berhasil dicairkan dan diterima Koordinator KUI (7 hari kerja)

Pelaksana
Staff KUI (L30)Koordinator KUI (L32)Keuangan

Fase 3: Pengurusan E-Visa (Imigrasi)

Langkah 33 - 42
33-36
Pengunggahan, Verifikasi, Submit, dan Pembayaran Billing E-Visa
Detail ▼

Kelengkapan

Dokumen visa lengkap, bukti pembayaran pencairan, Invoice billing

Output Final

Dokumen valid, pengajuan diterima sistem Imigrasi, Billing terbayar (+7 hari)

Pelaksana
Staff KUIKoordinator KUI (L34 Ya/Submit)Imigrasi (Website)
37-38
Proses Penerbitan E-Visa oleh Direktorat Imigrasi
Detail ▼

Output Final

E-Visa diterbitkan, siap dikirimkan ke fakultas/mahasiswa (+14 hari kerja tergantung Imigrasi)

Pelaksana
Imigrasi
39-42
Pengiriman dan Penerimaan Dokumen E-Visa dan ITAS terbit
Detail ▼

Rantai Pengiriman

KUI → Fakultas (Dekan) → Prodi → Mahasiswa

Keterangan

Via Email (+10 menit per rantai). Mahasiswa menerima dan melanjutkan kegiatan akademik.

Pelaksana
Mahasiswa (L42 Rec)Staff KUI (L39)KaprodiDekan

Fase 4: Aktivitas Akademik di Bali

Langkah 43 - 49
43
Kedatangan Mahasiswa di Indonesia (Bali)
Detail ▼

Kelengkapan

Dokumen kedatangan (passport, visa, surat keterangan)

Pelaksana
MahasiswaImigrasi (Bandara)
44-45
Pelaksanaan Orientasi dan Rangkaian Kegiatan Akademik Internship
Detail ▼

Aktivitas

Orientasi peraturan kampus, pelaksanaan orientasi sesuai rencana (1-6 bulan)

Output Final

Mahasiswa memahami aturan, kegiatan terlaksana sesuai rencana

Pelaksana
MahasiswaDekan (SOP Fak)
46-49
Pengiriman dan Penerimaan Laporan Akhir Kegiatan Internship
Detail ▼

Kelengkapan

Laporan akhir kegiatan, logbook, dokumentasi hasil

Rantai Laporan

Mahasiswa → Prodi → Fakultas → KUI

Waktu: (Sesuai SOP Fakultas)
Output Final: Laporan diterima KUI & diarsipkan Drive KUI
Pelaksana
Mahasiswa (L46)Staff KUI (L49 Rec)Koordinator KUIKaprodiDekan


Berita

See More >>

Pengumuman

See More >>

Agenda

See More >>